Je boekhouding in 30 minuten

Okay. Ik geef toe. De titel is een beetje een lokker. Er zit veel waarheid in maar ik wil natuurlijk ook volledig transparant zijn. Het zit zo. In mijn digitale agenda staat er wekelijks een blok van 30 minuten om mij met mijn boekhouding/financiën bezig te houden. Heel vaak krijg ik dat voor elkaar in 30 minuten. Maar de volledige waarheid is dat mijn verkoop voor een groot stuk automatisch via mijn website verloopt waardoor ik weinig facturen zelf moet opmaken. Daarnaast ben ik iemand die heel erg gefocust en snel kan werken. Zeker als ik goed weet wat ik moet doen. Een realistischere planning is dus misschien wel je boekhouding in 60 minuten doen.

Wat ik hieronder wil meegeven is mijn exact stappenplan wat ik doe als ik mijn boekhouding doe. Belangrijke opmerking: ik doe mijn boekhouding volledig zelf, ik werk dus niet samen met een boekhouder. Dat is absoluut niet voor iedereen weggelegd. Loop ik daardoor handige weetjes weg van hoe ik mijn boekhouding efficiënter zou kunnen voeren? Mogelijks. Dat is de afweging van de kosten en de baten die ik gevoelsmatig heb gemaakt. Ik nerd nu eenmaal graag met cijfers en doe het met plezier zelf.

1. Ik werk met twee programma’s voor mijn boekhouding. Cashaca en Excel. Cashaca gebruik ik om mijn facturen in op te maken, te versturen en automatische herinneringen te laten versturen. Of, zoals ik eerder zei, waar deze automatisch aangemaakt en verstuurd worden omdat ze gekoppeld zijn aan de verkoop op mijn website. Cashaca maakt voor mij ook automatisch een XML-file zodat ik heel gemakkelijk mijn BTW-aangifte kan doen. Ook geeft het me de nodige cijfers voor mijn personenbelasting.
   Excel heeft enerzijds een controle-functie en anderzijds een budgetteer-functie. De cijfers in Cashaca en Excel moeten overeenkomen anders heb ik ergens een fout gemaakt. En ik hou er mijn af- en bijschrijvingen van mijn bankrekening in bij. In Excel heb ik daarom twee tabbladen. Een overzicht van alle inkomende en uitgaande betalen voor de budgetteer-functie en een overzicht van alle inkomende en uitgaande facturen voor de controle-functie. De inkomende facturen zijn de beroepskosten en worden zowel in Cashaca als in Excel met het juiste percentage geboekt. Dit is misschien wel het meest tricky stuk van boekhouden omdat daar veel regels over zijn. Betreden op eigen risico dus.Door de inkomende facturen en uitgaande facturen ook in Excel met hun bijbehorende terug te betalen of te ontvangen BTW-bedrag kan ik ook bijhouden per kwartaal wat ik zal moeten betalen aan BTW. Stap 1 is dus het openen van deze twee programma’s.
2. Als een aankoop niet via de verkoopsknoppen op mijn website is gebeurd maak ik in Cashaca een factuur aan.
3. Ik sla de factuur op in Dropbox in een map financiën > financiën 2020 > uitgaande facturen. De automatisch aangemaakte facturen moet ik ook opslaan in die map want dat gebeurd niet automatisch (Ik vraag me nu af of dat mogelijk is 😊 ).
4. Ik verstuurd de uitgaande factuur via Cashaca of als het nodig is om er nog een persoonlijke uitleg bij te doen via mijn e-mailprogramma.
5. Ik vul de uitgaande facturen in in Excel in het controle-tabblad met de volgende gegevens: I (inkomende factuur) of U (uitgaande factuur), factuurnummer, factuurdatum, omschrijving, bedrag, BTW. Dan een kolom “netto U” waar het bedrag min BTW komt. Daarna een kolom “netto I” waar het bedrag min BTW komt en waar eventueel ook nog een percentage privé afgehaald is. Als laatste kolom noteer ik of de factuur opgeslagen is in Dropbox.
6. Een uitgaande factuur is een bedrag wat ik binnenkort zal ontvangen dus in Excel in het budgetteer-tabblad zal ik dat als een te ontvangen bedrag alvast noteren.
7. Dan de inkomende facturen. De meeste facturen ontvang ik digitaal en als die in mijn inbox arriveren zet ik die in een aparte map zodat ik tijdens mijn boekhoud-moment enkel naar die map hoef te gaan en niet mijn hele inbox moet doorzoeken. Ik zorg dat ik een overzicht heb van de chronologie van de facturen want op die manier zal ik ze invoeren in Cashaca.
8. Ik boek de inkomende facturen in in Cashaca. De oudste eerst. Dit geeft af en toe wel eens voor gedoe omdat ik dan een factuur vergeten ben. Geen idee hoe belangrijk het is om alle facturen op chronologische volgorde te hebben (dit is dus zo’n boekhouderweetje) maar ik ben dan wel zo “mierenneukerig” dat ik de reeds ingeboekte facturen verwijder en er dan voor zorg dat ze allemaal weer op de goede volgorde ingeboekt worden. Soms heb ik daar ook helemaal geen zin in, en negeer ik het.
9. Ik scan de papieren facturen in en sla ze daarna, net als de digitale facturen op in Dropbox. Ik heb daarvoor de map financiën > financiën 2020 > inkomende facturen. Zowel voor de inkomende als de uitgaande facturen gebruik ik de volgende benaming: factuurnummer factuurdatum naam van de klant/leverancier.
10. Als de inkomende factuur nog niet automatisch betaald is, betaal ik deze.
11. Ik vul ook de inkomende factuur in in Excel tabblad controle waar dus ook de uitgaande facturen staan met dezelfde kolommen als eerder vernoemd. I (inkomende factuur) of U (uitgaande factuur), factuurnummer, factuurdatum, omschrijving, bedrag, BTW. Dan een kolom “netto U” waar het bedrag min BTW komt. Daarna een kolom “netto I” waar het bedrag min BTW komt en waar eventueel ook nog een percentage privé afgehaald is. En een laatste kolom op aan te geven of de factuur opgeslagen is in Dropbox.
12. Een inkomende factuur is een bedrag wat betaalt is of zal worden dus die zet ik natuurlijk ook in Excel in het tabblad budgetteer.
13. Dan check ik de betalingen. Ik volg overigens niet altijd de volgorde zoals hier aangegeven. Ik hou van afwisseling en kijk in de moment wat ik eerst wil doen. De stappen kunnen redelijk door elkaar heen lopen. Wel is het belangrijk dat alle stappen elke keer gebeuren. Dus, in deze stap check ik de betalingen met het banksaldo. Ik open mijn online banking app en controleer en/of noteer alle bij- en afschrijvingen. Soms zullen de betalingen er al staan en hoef ik enkel nog de betaaldatum te noteren, soms moet ik zowel betaaldatum, omschrijving als bedrag noteren.
14. Daarnaast boek ik ook de betalingen in Cashaca om ook daar bij te houden welke betalingen al gebeurd zijn. Als een uitgaande factuur binnen een bepaalde termijn geen betaling heeft ontvangen, wordt er automatisch een herinnering gestuurd.
15. Als laatste, en dit is wel echt advanced, gebruik ik het Excel controle-tabblad om te te vergelijken met Cashaca. Wat check ik: de omzet, de beroepskosten en de BTW. Als deze drie bedragen ergens afwijken, dan heb ik ofwel in Cashaca of in Excel ergens een fout gemaakt. Uitpluizen, puzzelen en speurwerk doen is dan stap 16.

Doe ik dit allemaal in 30 minuten. Ja, toch wel. Het duurde langer om dit artikel te schrijven geloof ik. Maar nogmaals. Ik hou van cijfers, ik doe dit graag, ik sta er om gekend om vlot en gefocust te werken. Leg jezelf niet op dit je dit ook moet kunnen. Laat het vooral een inspiratie zijn om voor jezelf dit proces een keer uit te schrijven. Als je een overzicht/handleiding/stappenplan hebt van wat je moet doen als je je boekhouding doet, gaat het vanzelf vlotter.

Is het tijd voor meer overzicht en inzicht in je financiën? Misschien is het online 1:1 traject Zicht op je centen iets voor jou?
.. je bent een solo-ondernemer met het statuut eenmanszaak
.. je wilt graag een planning van al je vaste maandelijkse uitgaven, zowel privé als zakelijk
.. je wilt jouw ideale omzet afstemmen op basis van je privé uitgaven / je (minimalistische) levensstijl
.. je wilt weten hoeveel je moet verkopen om je ideale omzet te behalen
.. je wilt graag een financiële basiskennis
.. en je wilt dit alles doen met zachte, geduldige, persoonlijke begeleiding