Omdat ik niet van routine en sleur hou, bedenk ik elk kwartaal een iets ander systeem om mijn to do’s gedaan te krijgen. De essentie blijft op zich steeds hetzelfde: structuur + flow in de to do’s. Ik creëer voor mezelf een structuur en binnen die structuur volg ik mijn enthousiasme.
De basis van die structuur komt er op neer dat je weet wat je moet doen. Om te beginnen maak ik een onderscheid tussen wederkerende taken en losse taken. Wederkerende taken zijn taken die elke keer opnieuw moeten gebeuren, wekelijkse, maandelijks, enzovoort. Losse taken zijn taken die in het moment ontstaan, die bij een bepaalde project horen en die dus niet onder wederkerende taken vallen.
Stap 1:
De eerste stap is het in kaart brengen van de wederkerende taken. Je kan daarvoor de master to do lijst gebruiken. Neem de tijd om te brainstormen welke taken je elke keer weer opnieuw moet doen. Om je wat inspiratie te geven deel ik een stuk van mijn master to do lijst:
Wekelijks: content creatie, content posten, boekhouding, e-mails beantwoorden
Tweewekelijks: website plugins updaten
Maandelijks: data analyse (hoeveel website bezoekers, facebook likes,…)
Kwartaal: BTW-aangifte
Jaarlijks: Digitale mappen opruimen
Nu ik al een tijdje onderneem, kijk ik minder naar mijn master to do lijst maar de eerste twee jaren was het een nodige houvast om niets te vergeten en alles gedaan te krijgen.
Plan ook zeker tijd hiervoor in je agenda. Voor elke frequentie boek je een afspraak in in je agenda: wekelijkse admin en boekhouding, maandelijkse to dos, etc.
Ik heb van de zomer al mijn wederkerende afspraken uit mijn agenda gegooid om eens helemaal met de flow (en dus zonder de structuur) te surfen op wat er komt. Resultaat: ik heb weken mijn boekhouding laten liggen en opeens had ik een paar uren nodig om het bij te werken. In totaal ben ik er waarschijnlijk qua tijd niet meer of minder mee bezig geweest, maar de zin om het helemaal bij te werken was ijskoud als de Noordpool. Voor mij werkt het duidelijk veel beter om wekelijks een half uur of een uur dit bij te houden.
Stap 2:
Nu de vaste taken een plek krijgen, komen de losse taken aan bod. Heel vaak hoor ik van ondernemers dat ze door de bomen het bos niet meer zien en geen idee hebben waar ze moeten beginnen. Wat heb je dan als eerste te doen: schrijf alles van je af. Als je extreem veel chaos ervaart, dan is dat het beste wat je kan doen. Schrijf alles wat je moet doen en bezig houdt op een leeg papier.
Pas deze tip ook toe als er niet per se chaos is. Het maakt je leven lichter als je niks in je hoofd moet onthouden. Vind een manier om als je aan iets denkt, het meteen ook op te kunnen schrijven, op papier in een notitieboek of digitaal in een app.
Stap 3:
Nu je die braindump hebt gedaan is de volgende stap te gaan kijken wat je prioriteiten zijn. Wat belangrijk is om te doen. Zowel in de zin van wat eerst en wat later maar ook wat wel en wat niet (schrappen dus).
Deze quote “People who can focus get things done. People who can prioritize get the right things done” van John Maeda
Wat is je richtlijn om prioriteiten te leggen? Je focus, je intentie, de projecten waar je de komende maanden aan wilt werken (lees ook zeker dit artikel), een bepaalde datum als deadline en je enthousiasme.
Je enthousiasme? Jazeker, als je weinig tot geen enthousiasme voelt voor een taak, ga dan eens onderzoeken wat dat betekent. Allereerst stel je jezelf de vraag of dit echt moet gebeuren. Misschien heb je als wederkerende taak dat je wekelijks een blog schrijft maar merk je keer op keer dat het niet lukt. Misschien is de frequentie te hoog of misschien is een blog schrijven gewoon niet jouw ding. Vaak is uitstel een signaal dat het niet bij je past, dat het niet klopt voor wie jij bent. Neem dat signaal serieus en verfijn het, stem beter af, of schrap het.
Natuurlijk zijn er ook taken die echt wel moeten gebeuren, zoals e-mails beantwoorden of een BTW-aangifte doen. Soms moeten dingen gewoon…
Stap 4:
Een opgeschoond lijstje van taken, vol van dingen waar je van weet dat dit nodig is om vooruit te komen met je bedrijf en het dingen zijn waar je ook echt blij van wordt, waar je de intentie erachter echt voelt en die impact hebben.
Dan is de laatste stap tijd inplannen en het gaan doen. Ook hier kan je de structuur + flow hanteren. Wat ik zelf toepas is flexibel plannen. Ik plan blokken in zodat ze sowieso zichtbaar in mijn agenda staan en verschuif ze dan naargelang mijn zin om aan iets te werken.
Zou je hier graag concreet mee aan de slag gaan in je eigen onderneming? Check dan zeker mijn workshops, regelmatig geef ik rond structuur + flow in je onderneming een praktische workshop met momenten van zelfreflectie en delen in de groep om te horen hoe anderen het doen.
