In dit digitale tijdperk is het eigenlijk een heerlijkheid om dingen te digitaliseren en automatiseren en zo zelf minder te moeten werken. Hoe het komt dat dit fenomeen zich nog niet globaal heeft doorgezet dat we door de technologie met zijn allen minder moeten werken, snap ik overigens niet. Zouden “ze” ons graag tot werkslaaf houden?
Anywayz. Simple is my middle name. Of toch eentje daarvan. Ik hou niet van ingewikkelde constructies en bewaar graag het overzicht. Vandaag deel ik graag mijn overzicht van alle tools die ik gebruik om digitaal te ondernemen. In willekeurige volgorde, zowel de betalende (aangeduid met €) als gratis, een lijstje van echt alle apps, programma’s en tools die ik nodig heb om mijn bedrijf te laten werken:
- Zoom
- Calendly [€ 87,00 / jaar]
- Google agenda
- Trello
- Zapier
- Cashaca [€ 429 / jaar]
- Dropbox [€ 99 / jaar]
- Banking apps
- Word
- Excel
- WordPress
- Mailchimp
- Color notes
Meer als dit heb ik niet nodig om met mijn bedrijf te ondernemen. Simpel en toch super efficient. En daa hou ik wel van.
Een woordje uitleg over een aantal tools:
- Calendly gebruik ik om makkelijk afspraken in te plannen. Eén keer per maand zet ik er een reeks timeslots in, wanneer ik beschikbaar ben/wil zijn. Via mijn website kunnen potentiele klanten een gratis sessie boeken maar ook voor mijn 1-op-1 begeleiding van mijn cursus stuur ik een link door, als ik interviews plande in het verleden of als ik met iemand een online afspraak wil maken. Al super handig gebleken.
- Google agenda is mijn basis. Daar staan al mijn afspraken in, zowel privé als zakelijk. De verschillende felle kleurtjes maken het voor mij een plezier om naar te kijken. In de naamgeving van de afspraken zorg ik voor bepaalde codering zodat ik maandelijks, als ik mijn facturen voor mijn klanten opmaak, een snel overzicht heb hoeveel uren ik moet facturen. Maar ook al mijn terugkerende taken die ik voor mijn bedrijf moet doen staan er in. Ik denk mijn meest gebruikte app die ik meermaals per dag bekijk, constant aanpas door blokken met mijn to do’s in te verschuiven naargelang waar ik zin in heb om te doen.
- Trello: de plek waar ik al mijn to do’s in bewaar. Overzichtelijk doordat ik een onderverdeling maak tussen mijn bedrijf en privé (borden in Trello). Binnen in die borden kan ik nog eens verschillende lijsten maken met verschillende kaarten op. Zo heb ik voor mijn bedrijf de volgende lijsten: MIT (most important tasks), creating, Facebook posts, marketing, sales.
- Zapier is nog zo een goddelijk automatisatie tool. Ik gebruik hem op dit moment maar voor één ding (keeping it simple) en dat is als iemand zich inschrijft voor een cursus dat het e-mailadres ook automatisch op de juiste e-maillijst komt. Maar de mogelijkheden voor Zapier zijn oneindig.
- Cashaca, mijn boekhoudprogramma. Ik doe helemaal zelf mijn boekhouding en daar ben ik best trots op. Maar Cashaca helpt mij daar een serieus handje bij. Ik maak mijn facturen in Cashaca, stuur ze met één druk op de knop door naar de klant, hou betalingen bij, laat automatisch herinneringen versturen. Als ik een BTW-aangifte moet doen, presenteert Cashaca mij de XML. En het helpt mij met de basis boekhoudregels zoals verdeling privé en zakelijk, etc. Gebruiken op eigen risico want je eigen boekhouding doen, dan moet je ook wel een goede basis boekhoudkennis hebben. Maar als je dat aandurft, spaar je toch ook wel wat boekhoudkosten uit.
Heb je graag nog meer informatie over een andere tool uit mijn lijst of wil je eens kijken hoe deze tools in jouw bedrijf ingezet kunnen worden? Stuur me dan zeker een e-mail naar sophie@appleblue-seagreen.com.
